How to Guide: Ihr Ratgeber für Ihren fynbird Probe-Account

Ihre ersten Schritte nach der Erstellung Ihres Probe-Accounts

Anfangs ist Ihr Probe-Account nicht mit Daten gefüllt und dementsprechend leer. Wir empfehlen Ihnen, erstmal durch die verschiedenen Funktionen zu gehen und sich mit dem Tool vertraut zu machen. Dafür haben wir Ihnen eine kurze Einleitung am Beispiel unseres Demo-Accounts erstellt.

Lernen Sie fynbird kennen:

Wenn Sie fynbird aufrufen, landen Sie direkt auf Ihrem persönlichen Dashboard. Mit dem Dashboard haben Sie Ihre monatlichen Finanzen visuell dargestellt und überschaubar in einer Übersicht. Hier finden Sie Informationen zu Liquidität, Cashflow, Rechnungen, Forderungsmanagement und Ausgaben, sowie Ihre letzten Lastschriften und Überweisungen.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Ihre Trend-Statistik anzuschauen. Der erste Teil Ihrer Trend-Statistik ist zudem Verlauf Ihrer Ausgaben und Umsätze. Diese werden in einem Graph visualisiert. Ein Balkendiagramm zeigt das schlussendliche Ergebnis des Zeitraums, wenn alle Einnahmen und Ausgaben in den Zeitraum gebucht werden. Der zweite Teil der Trend-Statistik zeigt Ihnen das sogenannte kumulative Ergebnis. Es weist Informationen zu der Summe der gesamten zurückliegenden Periode auf.

Hier sehen Sie eine Übersicht über all Ihre Rechnungen. Sie haben hier zusätzlich noch die Möglichkeit bestimmte Rechnungen anhand von Filterkriterien rauszufiltern. Außerdem, wenn Sie oben rechts auf den Reiter “neue Rechnung” klicken, können Sie einen ersten Eindruck erhalten, welche Informationen beim Anlegen einer neuen Rechnung eingepflegt werden können.

Unter dem Reiter Lastschriften sehen Sie eine Übersicht Ihrer Lastschriften, also Beträge, die Sie von Ihren Kunden abbuchen. Ähnlich wie bei Ihren Rechnungen, können Sie auch hier verschiedene Filterkriterien anwenden.

In dem Reiter Forderungsmanagement erhalten Sie eine Übersicht über Ihre offenen Posten, bei Ihren Debitoren. Das sind alle Rechnungen die nicht bezahlt worden sind und deren Zahlungsfrist bereits überschritten ist. Die verschiedenen Phasen Ihres Forderungsmanagements sind nach dem Erwerb der Vollversion frei konfigurierbar und benennbar. Somit können Sie Ihr Forderungsmanagement genau auf Ihre Wünsche anpassen.

Rechnungen Ihrer Lieferanten können Sie unter dem Reiter Ausgaben einsehen und genau wie bei den anderen Reitern, können Sie diese Ausgaben anhand von Filterkriterien filtern. Rechnungen von Lieferanten durchlaufen in vielen Unternehmen einen Genehmigungsprozess, der einstufig oder mehrstufig sein kann. So werden z. B. die Korrektheit der Lieferung, die sachliche und rechnerische Richtigkeit oder weitere Kriterien von gleichen oder verschiedenen Genehmigern überprüft. Und auch hier sollten Sie darüber informiert sein, dass wir Ihnen die Möglichkeit geben, nach Erwerb der Vollversion, die Phasen der Ausgabengenehmigung zu konfigurieren. Im Probe-Account ist eine einstufige Genehmigung eingerichtet. 

Transaktionen: Hier werden alle Verknüpfungen von Bankbewegungen und Rechnungen angezeigt, die fynbird hergestellt hat. Die Matching-Regeln dafür sind voreingestellt und basieren z. B. auf der Rechnungsnummer im Buchungstext der Bankbuchung oder deren Kontoinhaber. Detaillierte und spezifische Regeln können von Ihnen festgelegt werden und werden von uns konfiguriert, sobald Sie die Vollversion erworben haben.

Kontoauszüge: Hier können Kontoauszüge auf die konfigurierten Konten gefiltert werden. Sollten Sie nach einem bestimmten Kontoauszug suchen, können Sie diese anhand der Filterkriterien heraussuchen.

Prinzipiell sind die Übersichten für Kunden und Lieferanten ähnlich aufgebaut. Demnach können Sie also alle Kunden/Lieferanten einsehen oder Ihre Suche anhand der Filterkriterien spezifizieren. Es lohnt sich auch auf den Reiter “neuer Kunde” und “neuer Lieferant” zu klicken, um einzusehen, welche Informationen von Ihnen eingepflegt werden können. Kunden und Lieferanten mit denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, können deaktiviert werden, so dass die Listen kompakt bleiben.

Unter diesem Reiter erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Rechnungen und Ausgaben die kontinuierlich, also als monatliche Leistung berechnet oder in einem Abonnement abgebucht werden. Ein typischer Fall für solch eine wiederkehrende Ausgabe wären z.B. Lizenzkosten, Vorauszahlungen an das Finanzamt oder Gebäudemieten. Bei Rechnungen wären dies z.B. von Ihnen an Kunden lizensierte Produkte. Genauso wie bei den anderen Funktionen, können Sie auch hier Ihre Suche spezifizieren, indem Sie die Filterkriterien benutzen. Hier lohnt es sich ebenfalls auf den Reiter “neue Abo-Rechnung” bzw. “neue Abo-Ausgabe” zu klicken, um sich mit den Möglichkeiten der Informationseingabe vertraut zu machen.

Der sich in fynbird befindende Reiter Exporte lässt sich in drei weitere Unterreiter einteilen. Der erste Reiter bezieht sich auf DATEV-Exporte, bei denen Sie Rechnungen, Ausbuchungen und Ausgaben in Ihr Buchhaltungstool (DATEV Unternehmen Online, Agenda, Addison, oder Andere) exportieren können. Dies ist allerdings noch nicht alles. Zusätzlich können Sie noch Daten aus Ihrem Bankkonto und Ihrer Barkasse exportieren. Außerdem können Sie hier auch DATEV-Erlöse und Steuerreporte exportieren.

Unter dem Reiter PDF können Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie Mahnungen exportieren. Zu guter Letzt können Sie unter dem Reiter Kontakte Kundenkontakte als CSV-Datei exportieren.

Der Reiter Import-Vorlagen zeigt Beispiele auf, wie Dokumente aufgebaut werden müssen, um vom System verarbeitet zu werden und die Masseneingabe von Informationen zu vereinfachen. Die Daten, die  in fynbird von Ihnen importiert werden können, sind Gutschriften, Transaktionen, Kunden und Lieferanten. Sofern Sie solche Informationen schon als strukturierte Liste vorliegen haben, können Sie diese gleich in Ihrem Probe-Account importieren und Sie sparen damit viel manuelle Einrichtungsarbeit.

Und so startest Sie mit fynbird durch:

Nun ist es Zeit Ihren Probe-Account mit Daten zu befüllen und sich mit der Nutzung vertraut zu machen. Für einen unkomplizierten und schnellen Start, folgen Sie einfach unserer Anleitung.

Ihr erster Kunde:

Um den Probe-Account richtig nutzen zu können, müssen Sie einen ersten Kunden erstellen. Hierfür klicken Sie auf den Reiter Kontakte und dann auf den Sub-Reiter Kunden. Oben rechts werden Sie einen Button sehen auf dem + neuer Kunde steht, auf den Sie nun klicken müssen. Die Stammdaten, Kundendaten und das Feld zu dem Ansprechpartner müssen Sie hier den Feldern entsprechend ausfüllen. Zu guter Letzt müssen Sie nur noch unten auf den Button Speichern klicken und Ihr erster Kunde ist bereits erstellt.

Ihr erster Lieferant: 

Hier ist das Vorgehen sehr ähnlich, wie bei der Erstellung eines neuen Kunden. Wenn Sie auf den Reiter Kontakte und den Sub-Reiter Lieferanten klicken, sehen Sie oben rechts einen Button auf dem + neuer Lieferant steht. Wenn Sie diesen Button geklickt haben, müssen Sie dem Feldern entsprechend Informationen zu den Stammdaten, Lieferantendaten und dem Ansprechpartner einpflegen. Auch hier müssen Sie nach dem dies erledigt ist, unten auf den Speichern-Button klicken. Fertig ist die Erstellung Ihres ersten Lieferanten. 

  1. Klicken Sie auf den Reiter Rechnungen.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Button + neue Rechnung.
  3. Füllen Sie die Felder Allgemeine Angaben, Position und gegebenenfalls Anhänge & Rechnungssperre aus.
  4. Nun haben Sie die Wahl, ob Sie die Rechnung vorbereiten möchten, oder ob sie erstellt und versendet werden soll (Keine Sorge: im Probe-Account werden die Rechnungen nicht wirklich versendet).
  5. Je nachdem, für welche Option Sie sich entschieden haben, werden Sie im Anschluss die Rechnung entweder unter Ihren vorbereiteten oder gestellten Rechnungen finden.
  1. Klicken Sie auf den Reiter Ausgaben.
  2. Klicken Sie auf den Button + neues Dokument hochladen.
  3. Laden Sie die Rechnungs-Datei, die Sie erhalten haben hier hoch.
  4. Nun öffnet sich eine Maske, in der Sie Rechnungsdaten und die zugehörigen Prüfer (Genehmiger) einpflegen können. 
  5. Zum Schluss haben Sie mehrere Optionen. Sie können die Ausgabe speichern oder speichern und direkt die nächste Ausgabe anlegen. Sie haben auch die selben Optionen, wenn Sie die Ausgabe direkt genehmigen oder auch ablehnen. 
  1. Alleinig als Administrator wird Ihnen der Reiter Nutzer angezeigt. Diesen Reiter müssen Sie anklicken, um weitere Nutzer anzulegen.
  2. Jetzt können Sie oben rechts auf den Button + Neuen Nutzer erstellen klicken.
  3. Nun pflegen Sie die Daten des neuen Nutzers ein und müssen diesem eine Rolle zuteilen. 
  4. Um den Vorgang abzuschließen, müssen Sie nur noch auf Absenden klicken.