How to Guide: Dein Ratgeber für Deinen fynbird Probe-Account

Wenn du fynbird aufrufst, landest du direkt auf Deinem persönlichen Dashboard. Mit dem Dashboard hast Du Deine monatlichen Finanzen visuell dargestellt und überschaubar in einer Übersicht. Hier findest Du Informationen zu Liquidität, Cashflow, Rechnungen, Forderungsmanagement und Ausgaben, sowie Deine letzten Lastschriften und Überweisungen.

Du hast ebenfalls die Möglichkeit Dir Deine Trend-Statistik anzuschauen. Der erste Teil deiner Trend-Statistik ist zu dem Verlauf deiner Ausgaben und Umsätze. Diese werden in einem Graph visualisiert. Ein Balkendiagramm zeigt das schlussendliche Ergebnis des Zeitraums, wenn alle Einnahmen und Ausgaben in den Zeitraum gebucht werden.  Der zweite Teil der Trend-Statistik zeigt dir das sogenannte kumulative Ergebnis. Es weist Informationen zu der Summe der gesamten zurückliegenden Periode auf.

Hier siehst Du eine Übersicht über all Deine Rechnungen. Du hast hier zusätzlich noch die Möglichkeit bestimmte Rechnungen anhand von Filterkriterien rauszufiltern. Außerdem, wenn Du oben rechts auf den Reiter “neue Rechnung” klickst, kannst du einen ersten Eindruck erhalten, welche Informationen beim Anlegen einer neuen Rechnung eingepflegt werden können.

Unter dem Reiter Lastschriften siehst Du eine Übersicht Deiner Lastschriften, also Beträge, die Du von Deinen Kunden abbuchst. Ähnlich wie bei Deinen Rechnungen, kannst Du auch hier verschiedene Filterkriterien anwenden.

In dem Reiter Forderungsmanagement erhältst Du eine Übersicht über Deine offenen Posten, bei Deinen Debitoren. Das sind alle Rechnungen die nicht bezahlt worden sind und deren Zahlungsfrist bereits überschritten ist. Die verschiedenen Phasen Deines Forderungsmanagements sind nach dem Erwerb der Vollversion frei konfigurierbar und benennbar. Somit kannst Du Dein Forderungsmanagement genau auf Deine Bedürfnisse anpassen.

Rechnungen Deiner Lieferanten kannst Du unter dem Reiter Ausgaben einsehen und genau wie bei den anderen Reitern, kannst Du diese Ausgaben anhand von Filterkriterien filtern. Rechnungen von Lieferanten durchlaufen in vielen Unternehmen einen Genehmigungsprozess, der einstufig oder mehrstufig sein kann. So werden z. B. die Korrektheit der Lieferung, die sachliche und rechnerische Richtigkeit oder weitere Kriterien von gleichen oder verschiedenen Genehmigen überprüft. Und auch hier solltest Du darüber informiert sein, dass wir Dir die Möglichkeit geben, nach Erwerb der Vollversion, die Phasen der Ausgabengenehmigung zu konfigurieren. Im Probe-Account eingerichtet ist eine einstufige Genehmigung. 

Transaktionen: Hier werden alle Verknüpfungen von Bankbewegungen und Rechnungen angezeigt, die fynbird hergestellt hat. Die Matching-Regeln dafür sind voreingestellt und basieren z. B. auf der Rechnungsnummer im Buchungstext der Bankbuchung oder deren Kontoinhaber. Detaillierte und spezifische Regeln können von dir festgelegt werden und werden von uns konfiguriert, sobald Du die Vollversion erworben hast.

Kontoauszüge: Hier können Kontoauszüge auf die konfigurierten Konten gefiltert werden. Solltest Du nach einem bestimmten Kontoauszug suchen, kannst Du diese anhand der Filterkriterien heraussuchen.

Prinzipiell sind die Übersichten für Kunden und Lieferanten ähnlich aufgebaut. Demnach kannst Du also alle Kunden/Lieferanten einsehen oder Deine Suche spezifizieren anhand der Filterkriterien. Es lohnt sich auch auf den Reiter “neuer Kunde” und “neuer Lieferant” zu klicken, um einzusehen, welche Informationen von Dir eingepflegt werden können. Kunden und Lieferanten mit denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, können deaktiviert werden, so dass die Listen kompakt bleiben.

Unter diesem Reiter erhältst Du eine Übersicht Deiner Rechnungen und Ausgaben die kontinuierlich, also als monatliche Leistung berechnet oder in einem Abonnement abgebucht werden. Ein typischer Fall für solch eine wiederkehrende Ausgabe wären z. B. Lizenzkosten, Vorauszahlungen an das Finanzamt oder Gebäudemieten. Bei Rechnungen wären dies z. B. von dir an Kunden lizensierte Produkte. Genauso wie bei den anderen Funktionen, kannst Du auch hier Deine Suche spezifizieren, indem Du die Filterkriterien benutzt. Hier lohnt es sich ebenfalls auf den Reiter “neue Abo-Rechnung” bzw. “neue Abo-Ausgabe” zu klicken, um Dich mit den Möglichkeiten der Informationseinpflege vertraut zu machen.

Der sich in fynbird befindende Reiter Exporte lässt sich in drei weitere Unterreiter einteilen. Der erste Reiter bezieht sich auf DATEV-Exporte, bei denen Du Rechnungen, Ausbuchungen und Ausgaben in dein Buchhaltungstool (DATEV Unternehmen Online, Agenda, Addison, oder Andere) exportieren kannst. Dies ist allerdings noch nicht alles. Zusätzlich kannst du noch Daten aus Deinem Bankkonto und deiner Barkasse exportieren. Außerdem kannst du hier auch DATEV-Erlöse und Steuerreporte exportieren.

Unter dem Reiter PDF kannst du Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie Mahnungen exportieren. Zu guter Letzt kannst du unter dem Reiter Kontakte Kundenkontakte als CSV-Datei exportieren.

Der Reiter Import-Vorlagen zeigt Beispiele auf, wie Dokumente aufgebaut werden müssen, um vom System gegriffen zu werden und die Masseneingabe von Informationen zu vereinfachen. Die Daten, die  in fynbird von dir importiert werden können, sind Gutschriften, Transaktionen, Kunden und Lieferanten. Sofern dir solche Informationen schon als strukturierte Liste vorliegen, kannst Du diese gleich in Deinen Probe-Account importieren und sparst damit viel manuelle Einrichtungsarbeit.